Uchwała Nr 362/05 Zarządu Powiatu Kwidzyńskiego z dnia 6 października 2005r.w sprawie postępowania z korespondencją wchodzącą do starostwa i przygotowania korespondencji przeznaczonej do wysłania.

Uchwała Nr 362/05

Zarządu Powiatu Kwidzyńskiego

z dnia 6 października 2005 r.

 

 

w sprawie postępowania z korespondencją wchodzącą do starostwa i przygotowania korespondencji przeznaczonej do wysłania.

 

                   Na podstawie art 32 ust 1 ustawy z dnia 5 czerwca  1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. z 2001r Dz. U. Nr 142 poz. 1592 z póź. zm, i § 33, § 36 regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kwidzynie (Uchwała Nr XXXVII/274/2005r Rady Powiatu Kwidzyńskiego z dnia 27 czerwca 2005r.)

 Zarząd Powiatu uchwala, co następuje:

 

§ 1

 

1.    Kancelaria ogólna przyjmuje w punkcie informacyjnym korespondencję :

a) składaną bezpośrednio przez interesantów 7⁰⁰ - 16⁰⁰,

b) dostarczaną przez pocztę 11⁰⁰- 11³⁰ ,

c) przygotowaną przez wydziały, samodzielne stanowiska do wysłania przez pocztę w godz. 12⁰⁰ -14^00,

d) pisma do podpisu przez starostę lub wicestarostę składane są w sekretariacie do godz. 12⁰⁰.

 

§ 2

                                                                                                                                   

1. Korespondencję wchodzącą do starostwa oznacza się datą wpływu, rejestruje się w dziennikach korespondencji określonych w regulaminie organizacyjnym starostwa  w § 32 i § 36.

2. Zarejestrowaną korespondencję pracownik kancelarii ogólnej rozdziela do teczek wymienionych w § 32 i § 36 regulaminu organizacyjnego. Teczki z korespondecją kancelaria ogólna przekazuje do godz. 13⁰⁰ adresatom.

3.  Korespondencja błędnie przekazana na stanowisko pracy w starostwie przekazywana jest do kanelarii ogólnej w celu jej właściwego rozdzielenia.

4. Korespondencja elektroniczna przychodząca do sekretariatu starostwa przekazywana jest przez pracownika sekretariatu bezpośrednio na stanowiska merytoryczne w dniu otrzymania.

5.  Pracownik wydziału, który otrzyma korespondencję elektroniczną odpowiedzialny jest za terminowość jej realizacji.

§ 3

 

            Nieprzejrzana przez starostę i wicestarostę do godz. 14⁰⁰ korespondecja jest przekazywana sekretarzowi powiatu.

§ 4

 

1. Zadekretowana przez starostę i wicestarostę, członka zarządu, skarbnika i sekretarza korespondencja do dalszego załatwienia przez dyrektorów wydziałów bądź samodzielne stanowiska pracy zwracana jest do kancelarii ogólnej do godz. 14⁰⁰ i opisywana w dzienniku korespondencji zgodnie z dyspozycjami.

2.  Po uzupełnieniu zapisów w dziennikach korespondecji przekazywana jest za pokwitowaniem dyrektorom wydziałów i samodzielnym pracownikom starostwa tego samego dnia lub w przypadku nieobecności dyrektora przez upoważnionego pracownika.

 

§ 5

 

            Pisma, które załatwiają osobiście osoby wymienione w § 4 pozostają u tych osób, a fakt ten odnotowuje się w dzienniku korespondencji w kancelarii ogólnej.

 § 6

 

1. Faksy i telegramy są rejestrowane w sekretariacie starosty i przekazywane bez zwłoki adresatom za pokwitowaniem.

2. Przesyłki wartościowe i wymagające uiszczenia opłat są przyjmowane przez sekretariat i po ich otworzeniu oraz sprawdzeniu zawartości są przekazywane do kancelarii ogólnej i podlegają procedurze przewidzianej dla korespondencji wchodzącej.

 

§ 7

 

            Korespondencję wchodzącą, która po otwarciu kopert jest oznaczona jako zastrzeżona, zaopatruje się datą wpływu na wewnętrznej kopercie i po wpisaniu do rejestru korespondencji zastrzeżonej przekazuje się adresatowi.

 

§ 8

 

            W przypadku wątpliwości jak należy postąpić z otrzymaną korespondencją, której nie można zakwalifikować zgodnie z przyjętymi zasadami pracownik kancelarii zwraca się o pomoc do dyrektora wydziału organizacyjnego.

§ 9

 

1. Kancelaria ogólna otrzymaną do wysłania korespondencję sprawdza, czy jest wpisana do książek nadawczych, czy dane o adresacie są czytelne i pełne, czy zamieszczono kod pocztowy.

2. Stwierdzone braki są zwracane do wydziałów lub na samodzielne stanowiska celem uzupełnienia.

3. Korespondencja przed przekazaniem na pocztę jest frankowana i segregowana.

 

§ 10

 

            Nie uregulowane w niniejszej uchwale zasady postępowania z korespondencją w starostwie odbywają się zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla powiatów.

 

§ 11

 

            Za terminowe przekazywanie korespondencji wychodzącej ze starostwa odpowiada pracownik kancelarii ogólnej.

§ 12

 

Nadzór nad realizacją Uchwały powierza się Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego.

 

§13

 

Uchwała wchodzi w życie z dniem podpisania.